Ir. Achsan Permas, M.B.A.
Keadaan ekonomi Indonesia yang masih/sedang terpuruk ini telah mengubah perilaku masyarakat secara drastis dalam membeli kebutuhan sehari-harinya. Hal ini mau tidak mau harus dilakukan oleh masyarakat kita, karena meningkatnya biaya hidup, termasuk meningkatknya harga kebutuhan sehari-hari. Di pihak lain pendapatan masyarakat tetap atau bahkan menurun. Keadaan ini tentu mempengaruhi pola pengelolaan usaha, termasuk usaha kecil, yang bergerak di bidang penyediaan kebutuhan sehari-hari atau sekarang populer disebut "sembako". Banyak usaha kecil, termasuk koperasi, saat ini mengalami permintaan yang tinggi akan "sembako" karena banyak masyarakat yang mengubah pola belanjanya. Sekarang mereka cenderung mencari yang murah sesuai dengan kemampuannya yang menurun. Nah, inilah yang menyebabkan banyak masyarakat mengalihkan tempat belanjanya ke koperasi atau warung serba ada (waserda) yang dikelola sebagai usaha kecil.
Keadaan ini juga diperhatikan oleh pemerintah, sehingga pemerintah nampaknya akan memberikan dorongan bagi koperasi dan usaha kecil untuk mengembangkan dirinya dalam memenuhi permintaan yang timbul dari masyarakat. Melihat permintaan yang timbul dari rencana pemerintah untuk membantu usaha kecil ini, maka seyogyanya para pengelola waserda dapat mempersiapkan diri untuk menerima dan sekaligus mengembangkan kesempatan ini. Keberhasilan usaha sangat ditentukan oleh dua hal ini, yaitu kesempatan dan kesiapan pengelola waserda untuk menerim dan mengembangkan kesempatan ini.
Pengelolaan Dana
Pertama yang harus disiapkan adalah dana atau uang. Keadaan ekonomi yang krisis telah membuat nilai rupiah rendah dan langka. Apalagi tingkat kepercayaan (kredibilitas) juga menurun. Di lain pihak, faktor kejahatan juga masih mengkhawatirkan. Akibatnya, berhati-hatilah dalam mengelola uang. Pemcatatan dan penyimpanan uang perlu diperhatikan. Milikilah buku catatan penerimaan dan pengeluaran uang, catat secepatnya saat itu juga, jangan ditunda. Jangan lupa menjumlah dan memeriksa sisa uang setiap hari, baik sebelum buka usaha (pagi hari) maupun setelah tutup usaha (sore atau malam hari). Usahakan semua pembayaran dilakukan secara tunai. Gunakan cara pencatatan sederhana saja, yaitu penerimaan, pengeluaran dan sisa atau disebut juga saldo. Kalau belum sempat mencatat dalam buku, siapkan saja tiga paku besar dan sejumlah kertas kecil polos seperti bon. Catat setiap penerimaan dalam kertas kecil tsb., demikian juga kalau mengeluarkan uang dari kas. Kalau sudah dicatat, simpanlah kertas itu dengan cara ditusukkan ke paku besar tadi. Beri tanda pakunya, mana paku untuk menyimpan bon catatan penerimaan, mana paku untuk bon pengeluaran dan paku ketiga untuk menyimpan bon atau kertas catatan sisa (saldo) uang. Nanti, kalau toko tutup atau jika ada waktu, baru dijumlahkan dan dicatat di buku, lalu cocokkan sisa atau saldo uang yang ada.
Mintalah potongan harga atau diskon kalau Anda membeli barang dan kalau Anda membayar tunai. Kalau jumlah uang terbatas, minta sistem konsinyasi, di mana pembayaran dilakukan kalau barang sudah laku. Kalau ada pelanggan yang minta pembayaran kredit (menghutang atau "ngebon"), berikan hanya kalau dia adalah pelanggan tetap Anda, jelas alamatnya, sudah terbukti selalu membayar tepat waktu, dan untung Anda cukup besar dalam menjual barang tsb. Catat secara teliti siapa yang boleh dan suka "ngebon". Tetapkan batas jumlah maksimal boleh "ngutang". Kemudian jangan sungkan untuk menagih atau mengingatkan jatuh tempo untuk membayar. Jangan berikan kesempatan mengutang lagi kalau utang terdahulu belum dilunasinya. Didiklah pelanggan Anda untuk dapat menepati janjinya sendiri dalam membayar utang.
Lokasi
Lokasi adalah faktor penentu utama keberhasilan sebuah waserda atau toko. Makin strategis lokasi suatu toko, makin berpeluang berhasil. Carilah lokasi yang strategis, di tikungan jalan, dipinggir jalan yang ramai banyak pejalan kaki lalu lalang. Cobalah membuat survey singkat, berapa orangkah jumlah pelanggan yang bisa Anda layani? Jika sudah terlalu banyak toko penjual di satu lokasi dan tidak seimbang dengan jumlah pembelinya, sebaiknya jangan membuka toko baru lagi.
Siapkan Orang, Ruangan dan Peralatan
Anda harus punya orang yang membantu Anda untuk mengurus pencatatan dan penyimpanan uang, yang mengurus pembelian barang, yang juga mengurus penyimpanan barang di toko, yang melayani pembeli sekaligus memelihara, membersihkan dan mengamankan barang dagangan. Kalau jumlah orang terbatas, siapkan perlengkapan kerja dan administrasi uang terlebih dahulu. Misalnya tempat buku pencatatan uang (dan sistem paku tadi), tempat uang kas, alat pembersih toko, alat pajang, tempat pembungkus, alat timbang. Simpan dan letakkan di tempat yang aman, mudah terjangkau dan bersih.
Kemudian persiapkan ruangan toko. Kondisi lantai jangan kotor dan lembab. Kalau perlu, pakailah alas kayu (atau "pallet"). Lembaran karton tebal dan karung juga akan cukup membantu. Tentukan pembagian ruangan, sehingga jelas tata letak barangnya nanti. Tentukan pula tempat untuk barang yang berminyak atau berair, tempat untuk barang yang berat (seperti karung beras, drum minyak), tempat untuk barang yang dijual kiloan (curah), tempat untuk barang kosmetika (sabun, deodoran, sampo, pasta gigi), tempat untuk permen, makanan ringan, dan perlengkapan dapur. Beri perhatian khusus untuk barang yang mahal kalau perlu pisahkan dan beri tempat khusus yang lebih aman atau dimasukkan ke dalam lemari berkunci. Manfaatkan semua bidang ruang di toko untuk menyimpan dan memajang barang. Tetapkan tempat untuk pajangan promosi yang menarik (tempat menggantung barang atau alat promosi gantung). Letakkan sedmikian sehingga tidak mengganggu pandangan mata. Tetapkan barang yang memerlukan penyimpanan khusus dengan listrik, misalnya tempat utuk lemari es (freezer), atau pendingin atau justru pemanas. Tempat untuk menyimpan barang yang berat sebaiknya diberi roda agar mudah memindah-mindahkannya.
Pikirkan juga ruang untuk tempat penyimpanan stok. Kalau tempat terbatas, biasanya tempat pajangan barang sekaligus berfungsi sebagai tempat penyimpanan (stok). Tetapi kalau agak luas, maka dapat dipertimbangkan untuk memanfaatkan bagian bawah tempat pajangan untuk tempat stok. Konstruksi langit-langit ruang toko harus diperkuat terlebih dahulu sehingga layak untuk menyimpan barang.
Catatlah semua itu sehingga Anda punya data inventaris waserda Anda, kalau perlu beri kode untuk seluruh barang dan tempat yang sudah ditetapkan itu.
Pengelolaan Barang Dagangan
Kalau uang, orang, ruangan dan peralatan sudah siap, maka Anda dapat mulai memikirkan pengelolaan barang dagangan. Lihatlah kebutuhan pelanggan secara umum. Barang yang dibutuhkan, itulah yang harus disediakan. Kemudian buatlah pengelompokan barang dagangan. Saat ini banyak kebutuhan pokok yang diperlukan (beras, minyak goreng, gula, terigu), kebutuhan dapur (bumbu-bumbu, garam, kecap, saos, cuka, penyedap, pewarna dll.), perlengkapan kosmetika dan mandi (sabun, sampo, pasta gigi, sikat gigi, deodoran, alat cukur, bedak, dll.), perlengkapan rumah tangga (sabun cuci/deterjen, antisepetik, tisu, kain pel, sapu, lap, dll.), makanan ringan (kue, biskuit, mi instan, coklat, dll.), minuman ringan, perlengkapan sekolah (buku tulis, pinsil, penghapus, mistar, dll.), obat ringan untuk pertolongan pertama dll. Tetapkanlah kelompok barang mana saja yang akan Anda sediakan sesuai kebutuhan pelanggan Anda, sesuaikan dengan ruangan yang tersedia. Cobalah amati kelompok barang mana yang relatif lebih laku, dan kelompok barang mana yang justru permintaannya menurun. Jangan ragu untuk menghilangkan (merasionalisasi) barang yang sudah tidak diminati lagi. Misalnya sabun yang mahal, atau kemasannya indah tetapi harga jadi tinggi. Sekarang banyak pelanggan yang beralih dalam membeli barang kebutuhannya. Saat ini banyak pelanggan yang membutuhkan barang yang murah, tidak terlalu memerlukan merek mahal, asal kualitas dapat diterima. Misalnya untuk sabun deterjen, pilihlah merek yang agak murah atau yang dapat dijual kiloan, beri perhatian pada barang dengan kemasan atau bungkus yang kecil, mungkin itu yang diperlukan dan mampu dibeli pelanggan.
Usahakan agar perputaran barang cukup cepat, jangan menyimpan barang terlalu lama kalau tidak laku. Sebaiknya sediaan (stok) jangan terlalu banyak, yang penting perputaranya tinggi. Kalau mau menyimpan stok dalam jumlah besar, pastikan dulu bahwa permintaan akan barang tsb. cukup banyak, harganya tidak akan turun dalam waktu dekat, dan memang barangnya tahan lama, tidak cepat busuk atau hancur, dan ruangan tersedia. Jika tidak dipastikan terlebih dahulu, maka kalau barang itu tidak laku perputaran barang menjadi rendah, usaha juga akan mandeg.
Kemudian yang perlu dilakukan juga adalah mencari sumber pembelian barang. Cari dan binalah hubungan dengan pemasok (supplier) yang dapat memasok barang dengan teratur dan kualitas sesuai dengan kebutuhan, serta harga yang pantas dan dapat diajak kerja sama. Usahakan untuk membina hubungan dengan pemasok utama, tanpa melalui perantara. Jadi, rajinlah mencari alternatif pemasok. Kalau toko Anda terletak dalam suatu kompleks pertokoan atau pasar, maka biasanya pemasok dapat menugaskan petugas atau salesman-nya mendatangi toko Anda. Binalah hubungan pribadi dengan petugas tsb. Usahakan agar tidak bergantung pada satu pemasok saja.
Kemudian yang penting juga adalah sisa kemasan, terutama karton dan kantong belanja plastik. Karton bekas kemasan sebaiknya diusahakan untuk disimpan dan dipergunakana ulang. Karton (dus) bekas ini dapat dimanfaatkan untuk tempat belanja bagi pelanggan Anda. Demikian juga dengan kantong plastik yang masih bersih dan layak pakai dapat dimanfaatkan.
Hal terakhir yang penting jgua adalah pengamanan toko. Pengamanan ini dapat berupa pengamanan terhadap uang. Barang dagangan, ruang toko dan perlengkapannya, serta pengamanan untuk pelanggan yang ada di toko Anda. Hitung selalu uang yang diterima maupun dikeluarkan. Milikilah tempat penyimpanan yang yang kuat, ada kuncinya sehingga uang tidak mudah diambil. Setiap barang dagangan sebaiknya punya tempat untuk pajangan, kalau perlu jumlah yang dipajang selalu sama (misalnya 4 buah), sedangkan sejumlah lainnya disimpan di tempat yang lebih aman (dalam lemari bawah, dan di atas langit-langit toko atau gudang kecil lainnya). Pengamanan ruang toko dan perlengkapannya dapat dibuat dengan membuat rak atau tempat pajng yang kuat dan aman, sehingga barang tidak mudah jatuh, tidak mudah diambil begitu saja. Kalau perlu diberi penutup (kaca, palstik, kain, dll.). Ini juga penting untuk pengamanan pelanggan, agar tidak terjadi kecelakaan yang menimpa pelanggan, atau kehilangan barang oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Kalau semua sudah diprsiapkan, maka Anda tinggal melayani pelanggan Anda sebaik-baiknya. Rasanya Anda tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk memberikan pelayanan khusus bagi pelanggan Anda. Senyum gratis yang manis, sapaan yang hangat dan menyenangkan dengan hati yang tulus telah terbukti merupakan pelayanan yang manjur bagi pelanggan. Selamat bekerja.
Indeks 
