Bagaimana Memberi Instruksi

BAGAIMANA MEMBERI INSTRUKSI

Saropi Muchtar

Berikut ini adalah bagian dari pelajaran supervisory atau dasar-dasar penting dalam ketrampilan kerja memimpin orang.

Ini kisah nyata. Ketika baru pertama kali datang ke Jakarta 20 tahun yang lalu, bang Tobing sahabat saya, masih "belum ade ape-apenye" kata orang Betawi. Tahu sendiri waktu itu dia hanya mampu menyewa rumah amat sangat sederhana. Sebagai usahawan memborong tanah urug, kemana mana naik bis kota. Tidak jarang dia juga berubah warna merah karena debu tanah. Dari ketekunan, semangat serta keuletan untuk menjadi lebih mapan hidup di Jakarta, sengaja dia meninggalkan kampung halaman dimana dia pernah tinggal, di Tarutung, Sumatera. Berkat ketekunan dan relasi yang bertambah, maka usahanya disamping sebagai pemborong "tanah urug" juga memborong pekerjaan kontruksi, las dan sebagainya. Dari keuntungan yang diperoleh selama ini dia sudah memiliki bengkel kontruksi yang cukup baik. Tidak jarang, bahkan boleh dikatakan sering sekali dia mendapat borongan pemasangan pompa air di perumahan kredit BTN dari developer. Proyek yang diperoleh mencapai sekitar 500 unit per proyek. Bayangkan 500 unit! Apa enggak hebat?.

Pada suatu hari karena terburu-buru akan ke Medan dengan pesawat jam 9.00, bang Tobing menelpon karyawannya di bengkel. Kebetulan yang menerima telepon si Marno, pesuruh bengkel tersebut. Inilah pembicaraan telepon bang Tobing dengan si Marno :

"No, bilang sama si Kliwon, supaya memotong pipa ledeng dengan ukuran panjang masing-masing kurang lebih 3 jengkal sebanyak 500 potong"

"Itu saja pak" kata Marno.

"Ya, bodoh kali kau. Baru nyampaikan pesan begitu saja kau tak bisa", kata bang Tobing dengan logat Bataknya yang kental.

"Barang yang sudah dipotong supaya disusun pula yang rapi ya!" sambung Tobing lagi.

"Beres Boss" nanti saya beritahukan sama mas Kliwon"

Demikianlah pembicaraan tadi. Bang Tobing merasa lega, karena merasa bahwa sekembalinya dari Medan, pipa yang sudah dipotong- potong sudah dapat digarap lebih lanjut, sekalian untuk diantar ke proyek.

Ketika bang Tobing kembali dari Medan, dia melihat dan memeriksa bengkelnya. Maksudnya tentu memeriksa apakah instruksi yang disampaikan untuk seminggu yang lalu sebelum berangkat telah dijalankan dengan baik. Ternyata betapa marahnya dia kepada anak buahnya. Karena ketika diukur ternyata hanya 45 cm, padahal menurut si Tobing seharusnya 60 cm. Ini berdasarkan kira-kira bahwa 3 jengkal dengan ukuran ujung jari jempol sampai ke ujung jari tengahnya adalah + 20 cm. Tidak kalah sengitnya anak buahnya si Kliwon menjawab " Boss, kata si Marno saya harus memotong pipa ledeng masing-masing yang panjangnya 3 jengkal sebanyak 500 potong. Nah, itu sudah saya laksanakan. Coba ini, 3 jengkel bukan?" Si Marno sambil mengukur dengan tangannya sendiri pada pipa yang sudah di potong-potong dan memang pas.

Setelah melihat fakta itu bang Tobing tidak dapat berkata sepatah katapun. Apa yang dilakukan anak buahnya memang benar. Instruksinya yang salah.

Instruksi-instruksi yang sebenarnya tidak jelas ini banyak sekali terjadi. Kejadian seperti ini akan mengakibatkan pemborosan dan kerugian yang tidak sedikit. Mengapa tidak dikatakan: potong dengan panjang 60 cm!?

Sebenarnya ada cara yang benar bagaimana kita memberikan instruksi atau perintah kepada bawahan. Lebih-lebih instruksi yang sifatnya lebih rumit dan ruwet. Jadi tidak sesederhana seperti memotong pipa. Hal berikut ini mungkin ada manfaatnya untuk Anda bila memberikan instruksi atau perintah pada bawahan. Kesalahpahaman antara pekerja atau bawahan dengan pemberi instruksi dapat dihindari. Suasana kerja tetap harmonis serta efisien, dan instruksi yang diberikan dapat dilaksanakan dengan tepat.

Cara Memberikan Perintah

Cara dibawah ini kiranya patut disimak:

1. Suruhlah bawahan atau pekerja mengerjakan selangkah demi selangkah. Misalnya mengganti olie pada mesin. Apa yang dilakukan?

a. Buka dulu tutupnya, b. Keluarkan isinya, c. Ganti dengan olie yang baru, d. Pasang kembali tutupnya.

2. Berikan petunjuk selengkapnya. Dalam hal ini supaya instruksi tidak lupa, maka perlu dilihat "uraian kerja". Misalnya: mengganti bola lampu karena putus atau tidak menyala. Bagaimana uraian kerjanya? Untuk memudahkan, kita buat pertanyaan seperti dibawah ini:

a. Apa? Matikan aliran listriknya

b. Bagaimana? Cabut steker. Putar kekiri, bohlam akan lepas. Lalu ambil bohlam baru. Masukkan dan putar ke kanan, lalu masukkan stekker, bohlam akan menyala

c. Mengapa? Kalau tidak dicabut akan timbul bahaya kontak.

3. Suruh mencoba sendiri. Pada tahap ini si karyawan perlu mencobanya sendiri. Misalnya kepada karyawan tidak cukup diberi tahu memotong pipa masing-masing 60 cm dengan penjelasan lisan dan gambar-gambar. Tetapi perlu karyawan sendiri harus memegang alat pemotong seperti gergaji, lalu pipa dijepit dengan alat penjepit dan dia langsung mencoba memotongnya dan seterusnya. Jadi contoh instruksi ini lebih tepat: "Cobalah pasang sendiri" di banding dengan: "Klem yang merah selalu menyambung pada jaringan listrik".

4. Berikan suatu patokan untuk menilai hasil kerja. Karyawan yang disuruh membersihkan lantai sampai bersih. Bersih yang bagaimana? Karena pendapatnya berlainan, misalnya tidak ada kertas berceceran? Tetapi apakah sampai bersih yaitu celana tidak kotor kalau duduk di lantai atau tidak ada debu lagi yang lengket di tangan. Ini membutuhkan patokan untuk menilai sendiri seberapa jauh bersihnya lantai.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Kesalahan-kesalahan yang terjadi, sering menghambat efektifitas dari pelaksanaan tugas bagi penerima instruksi atau perintah antara lain:

a. Bicara tidak tegas. Seperti contoh diatas, memotong pipa 3 jengkal. Mengapa tidak dikatakan langsung: potong pipa masing-masing panjangnya 60 cm.

b. Instruksi atau perintah tidak teratur dan sembarangan. Perintah diusahakan dalam urutan-urutan yang logis dan tidak membingungkan. Misalnya, pipa yang sudah dipotong supaya tersusun yang rapi, Nah, menyusunnya bagaimana? Horisontal atau vertikal? Dan dimana mau disusun? Di gudang atau di halaman.

c. Menganggap bahwa yang diberi instruksi atau perintah sudah mengerti seperti apa yang diharapkan si pemberi perintah. Padahal si penerima perintah belum memahami sepenuhnya tentang tugas tersebut. Jadi si penerima perintah diberi kesempatan bertanya kalau dia belum paham.

Nah, dengan petunjuk diatas semoga Anda sebagai pengusaha atau sebagai atasan tidak akan salah jika memberikan instruksi ke anak buah atau karyawan. Dengan demikian hal-hal yang tidak perlu terjadi dapat dihindari bila Anda paham bagaimana memberikan instruksi yang baik dan benar.